Que o e-mail é um grande problema corporativo ninguém precisa duvidar, mas você já parou para observar que têm algumas pessoas no ambiente corporativo que têm hábitos nada produtivos com e-mails e que fazem a situação piorar?
Em uma recente pesquisa, descobriu-se que o brasileiro gasta, em média, três horas por dia para lidar com seus e-mails, o que é muito tempo e pode ser muito mal aproveitado se as pessoas ao seu redor não se conscientizarem em adotar bons hábitos para lidar com eles.
Mas será que você é a pessoa que tem maus hábitos de e-mail na empresa e acaba gastando tempo à toa dos seus contatos por causa disso? Se você se encaixar no perfil abaixo, pode se colocar no papel de “E-MALA”. Veja alguns sintomas clássicos:
• Mister Urgência – Se todos seus e-mails são para ontem, se tudo que você manda é imediato e precisa ser feito na hora, se você liga depois de enviar um e-mail e pergunta se a pessoa viu seu e-mail urgente, existe algo errado com seu planejamento pessoal e sua rotina diária.
• Caixa de Entrada Lotada – Todo e-mala possui mais de 100 e-mails na Caixa de Entrada. Em geral vive comentando que não recebe os e-mails dos outros, pede informações que chegaram no e-mail, mas ele não sabe pois não leu ainda. É comum também demorar um tempão para achar uma mensagem no meio de tantos e-mails não lidos ou mal organizados.
• Copia todos – É sempre melhor que todos fiquem sabendo do assunto do que apenas um, certo? Talvez lá na escola você adorasse que todo mundo parasse para ouvir suas histórias, não é? Em geral também gosta muito de responder a todos, pois é o botão maior no Outlook e ele sempre salta no seu clique.
• Assuntos Bizarros – O conteúdo do seu e-mail fala sobre o resultado da última reunião de diretoria, mas o assunto é algo do tipo: “O gato subiu no telhado” ou qualquer coisa do gênero. Em um e-mail o assunto deve resumir em uma frase o conteúdo do mesmo e não ser uma frase criptografada que até um hacker teria dificuldades em decifrar.
• Correntes – O e-mala adora mandar correntes com frases bonitas, apresentações divertidas, vídeos engraçados, tem medo que caia sua orelha ou que Deus fique bravo com ele se a mensagem não chegar a 20 pessoas pelo menos.
• E-mails sem ação – A maioria dos e-mails é composta de informações e ações que devem ser tomadas, mas o e-mala só sabe passar a informação e deixa os próximos passos indefinidos ou ambíguos.
• E-mails longos – Todo e-mala tem o DNA do mala clássico, que você sempre evita. Adora ficar falando horas sem ter muito o que agregar e que sempre acaba atrapalhando. Isso aplicado no e-mail cria mensagens muito extensas, sem objetividade e chatas de ler. O ideal é manter um e-mail com menos de quatro parágrafos (aproximadamente 1000 caracteres).
Estas são as características mais marcantes do “E-MALA”, o que não significa que se você tem apenas uma ou outra característica, não possa se tornar um no futuro. Pense a respeito e evite que isso aconteça.
Fonte: Christian Barbosa – especialista em gerenciamento de tempo e produtividade pessoal e empresarial. Conferencista, empreendedor, sócio da Blue Eagle, empresa de tecnologia web. Sócio da Tríade do Tempo – empresa de treinamento, consultoria e produtos especializada em produtividade.
