Envio de Arquivos e Mensagens com Cópias

Ao enviar um arquivo por e-mail deve-se ter cuidado com aqueles muito grandes! Se sua conexão for através de banda larga (ADSL ou Cable Modem) e comportar uma grande capacidade de tráfego, o mesmo pode não ser válido para todos os usuários, pois muitos ainda utilizam conexão discada. E aquele filme de piadinha que foi enviado para distrair seu colega muitas vezes está bem na frente daquele e-mail comercial importantíssimo. Isso sem contar arquivos executáveis (.exe, .com, .pif e outros) que contém vírus, mas o usuário abriu porque o recebeu de um amigo. Enviar arquivos contendo vírus a clientes ou fornecedores é uma gafe imperdoável. Portanto, mantenha seu antivírus sempre atualizado e tome cuidado ao abrir arquivos desconhecidos.
Outro item a ser pensado refere-se à mensagem com cópias. Ao enviar uma mensagem para múltiplos usuários (geralmente piadas, avisos ou notícias de interesse) há quatro maneiras de fazê-lo, três das quais são, no mínimo, desaconselháveis:
A primeira maneira é preenchendo todos os usuários no campo "Para" do e-mail, porém se um usuário clica na opção "responder a todos" (o que é muito comum), todos da lista passam a acompanhar a resposta e estabelece-se um ciclo vicioso. Já na segunda maneira, envia-se a totalidade da lista no campo "CC (Carbon Copy)", e nenhum, um ou mais usuários no campo "To". A mensagem funciona melhor, usuários da lista "CC" não recebem respostas, porém ainda assim, a lista de usuários se torna pública a desconhecidos e eventualmente até à concorrência.
A terceira maneira é preenchendo todos os usuários no campo "BCC (Blind Carbon Copy)". Desta maneira evita-se a divulgação pública da lista, mas ainda assim se não houver ao menos um usuário no campo "To" o e-mail corre o risco de ser bloqueado por filtros Anti-Spam. Além disso, nenhum dos três métodos evita o envio (acidental ou não) de vírus
A quarta maneira, e mais correta, é recorrer a um utilitário de newsletter ou cadastro de visitantes que, aliado a um web-site, possa descadastrar usuários não interessados no recebimento de e-mails futuros. Esta alternativa é prestada por empresas de web design e, normalmente, é indicada para empresas que fazem do e-mail seu instrumento de comunicação.
Finalmente, é prudente observar que o Spam (envio não solicitado ou não autorizado de e-mails) sempre vai contra uma ou mais regras acima. E hoje em dia, muitos Spams tentam entrar disfarçados nas caixas postais, fazendo-se passar por amigos, personalizando a mensagem com nome, e-mail ou imagem do site do destinatário. E não se trata de alguém que dedicou "atenção especial" ao e-mail, mas sim de softwares e spammers que se tornam cada vez mais inteligentes.