Há muito tempo que o e-mail deixou de ser um meio alternativo de comunicação e transformou-se em uma ferramenta indispensável para o trabalho e o relacionamento pessoal. Mas para que essa ferramenta seja utilizada em todo o seu potencial, é preciso que os usuários sejam treinados para tirar melhor proveito de seus recursos.
Assim como na telefonia, a comunicação on-line possui regras que norteiam a interação entre remetentes e destinatários de mensagens eletrônicas. Pequenas gafes são cometidas por novatos e veteranos do mundo on-line. Por isso, a atenção à etiqueta se faz redobrada dependendo do objetivo da correspondência. Um pedido de favor, por exemplo, pode cair diretamente na cesta de lixo do computador, caso algumas regras não sejam observadas.
A primeira regra é a Identificação do Remetente. Para ter certeza de que o procedimento está correto, basta preencher seu nome e e-mail de retorno nas configurações do software e enviar uma mensagem para si mesmo como forma de teste. Muitos e-mails voltam ou geram confusão por estarem indevidamente preenchidos ou, ainda, identificados por nome de terceiros.
A segunda regra é o Assunto. É preciso anunciar de maneira clara e objetiva o assunto em pauta. Parece óbvio, mas muitos remetentes deixam esta lacuna em branco ou repetem o nome do destinatário. Um campo "Assunto" preenchido corretamente, além de atrair a atenção, ajuda o destinatário a catalogar melhor as mensagens para futuras consultas.
A terceira regra é a Objetividade, que deve ser uma preocupação constante. Hoje, os profissionais têm pouco tempo a perder. Textos longos, que necessitam de uma leitura muito atenta, normalmente são ignorados. Evite floreios, sem perder a cordialidade. Explique apenas o que for necessário para o entendimento do assunto em pauta. Dependendo do destinatário, não mande arquivos anexados, pois muitas empresas proíbem a visualização de arquivos anexados como medida preventiva contra vírus. Mas, se o destinatário já o conhece e confia no material que recebe de você, envie em arquivos anexos informações que não são prioritárias, mas podem acrescentar algo, caso haja maior interesse pelo assunto. Sempre que possível, referencie um web site para obtenção de maiores detalhes sobre o tema. Deixe claro, desde o início, do que se trata a mensagem, para que o destinatário priorize seu interesse.
A quarta regra é o Bom Senso. Não engane o destinatário! Evite utilizar sinais de prioridade para chamar a atenção indevida, pois este artifício deve ser utilizado somente quando a mensagem realmente é importante. E o importante muitas vezes depende do ponto de vista do destinatário. Um pedido de emprego é importante para quem o envia, mas certamente não é tão importante para quem o recebe, por melhor que seja o profissional em questão.
Como quinta regra, é prudente observar a Redação. Num e-mail, onde não há contato verbal ou visual, é muito comum ocorrerem erros de interpretação por uma das partes. Uma brincadeira pode ser interpretada como uma ofensa, uma crítica como brincadeira e assim por diante. Portanto, cuidado com o que escreve. Se o tom é de brincadeira, é prática comum na Internet adotar o uso de "smiles" ao longo do texto, representados pelos símbolos ":-)" ou por palavras entre parêntestes (risos) e (hehe), entre outros. Também muito importante é evitar o uso de LETRAS MAIÚSCULAS ou muitos pontos de interrogação (!!!!!), pois causam a impressão de se estar gritando.
Leia na próxima matéria:
“O que fazer quando o e-mail possui arquivos e será enviado para vários remetentes
